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Online-Veranstaltungen richtig planen

Auch wenn nach der Coronazeit wieder große Freude über Präsenz-Seminare und Workshops herrscht, wissen viele nun die Vorteile von Online- und Hybridveranstaltungen zu schätzen und zu nutzen. Vor allem die Möglichkeit, externe Vortragende oder einzelne TeilnehmerInnen zuzuschalten, eröffnet neue Wege.

ReferentInnen oder TeilnehmerInnen online zu Präsenzseminaren zuschalten - eine tolle Möglichkeit, die aber gut geplant sein soll, um das zu halten, was sie verspricht. Die Herausforderung dabei ist, sowohl für die Bedürfnisse der PräsenzteilnehmerInnen als auch für die Online-TeilnehmerInnen ideale Rahmenbedingungen zu schaffen. Beide Gruppen gleichermaßen gut zu betreuen, ist machbar - wenn im Voraus durchdacht geplant wird.

Diese Fehler sollen vermieden werden:

  • Die Online-TeilnehmerInnen fühlen sich als "fünftes Rad am Wagen"
  • Für die Online-TeilnehmerInnen ist schlecht oder nur teilweise sichtbar, was im Seminarraum läuft
  • Der/die Vortragende wird durch das Bedienen der Technik immer wieder im Fluss unterbrochen.

Für die Seminarplanung ist daher ein Leitfaden sehr hilfreich, in dem alle Bedürfnisse der Beteiligten klar abgesteckt werden. Grundsätzlich gibt es bei einer Hybridveranstaltung vier Gruppen: Referent vor Ort, Referent online, Teilnehmende vor Ort und Teilnehmende online. Bei einer reinen Online-Veranstaltung sind es entsprechend nur zwei Gruppen: die Vortragenden und die Zuhörenden.

Stellen Sie sich zu den Gruppen und ihrem Bedarf folgende Fragen:

Vortragende/r im Seminarraum:

  • welche Medien werden verwendet: Präsentation | Videos mit Ton | Flipchart?
  • wird mit Verstärkung (Headset | Hand- oder Tischmikrofon) gesprochen?

Vortragende/r online:

  • welcher Teil aus dem Seminarraum soll für ihn/sie sichtbar sein? 

Teilnehmende vor Ort:

  • sollen sie die Online-TeilnehmerInnen sehen können?
  • sollen sie zu den Online-Vortragenden sprechen können, zB. um Fragen zu stellen?

Teilnehmende online:

  • was sollen diese aus dem Seminarraum sehen? ReferentIn | Präsentation und andere Medien | den ganzen Saal?

Sind diese Fragen beantwortet, steht der technischen Umsetzung nichts mehr im Wege. Darauf basierend wird nämlich klar, welche Ausstattung konkret benötigt wird, um allen Wünschen gerecht zu werden: eine oder mehrere Kameras, Laptops und das akustische Equipment: Mikrofone, Tonanlage & Co.

Wie viele Personen braucht man eigentlich, um eine Hybridveranstaltung zu managen?

Grundsätzlich kann gesagt werden, dass es aus ReferentInnensicht durchaus machbar ist, neben dem Vortrag im Seminarraum das technische Equipment so zu bedienen, dass auch die Online-ZuhörerInnen gut betreut sind. Der Aufwand steigt allerdings natürlich mit den Anforderungen: wird etwa die Kameraperspektive laufend gewechselt, werden unterschiedlichste Medien eingesetzt und zugleich noch Breakout Sessions für Gruppenarbeiten genutzt, so ist es ratsam, Unterstützung in Form eines Co-Referenten einzusetzen.

Der/Die Co-ReferentIn kümmert sich dann, gute Absprache des Seminarablaufes vorausgesetzt, um die Technik und die Betreuung der Online-TeilnehmerInnen. Darunter fällt etwa die Zurverfügungstellung von Seminarmaterial oder die Überwachung des Chats.

Übernimmt der Co-Referent die Rolle eines Moderators, kann das für das Seminar durchaus belebend sein. A la "Sehen wir doch mal, wie die Meinungen dazu bei den TeilnehmerInnen online ist" kann dieser auch immer wieder auf charmante Art eine Verbindung zwischen den Online- und PräsenzteilnehmerInnen herstellen.

Sie haben Fragen zur Durchführung von Online- oder Hybridveranstaltungen und zu den technischen Möglichkeiten? Kontaktieren Sie uns gerne: rezeptionsanktmagdalenaat oder 0732 253041.

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